Tijdmanagement en persoonlijkheid

TijdmanagementVorige week was ik bij een workshop over timemanagement. De presentator gaf aan dat het woord timemanagement eigenlijk een vreemd woord is: we beschikken allemaal over dezelfde hoeveelheid tijd. Zij noemt het liever zelfmanagement, omdat het vooral gaat om de manier waarop wij persoonlijk met onze tijd omgaan. Het is dus het managen van onszelf. En vanwege onze verschillende persoonlijkheidsstijlen gaan we ook op onze eigen manier met onze tijd om. Zo is de een doelgericht en in staat om met veel taken tegelijk bezig te zijn, terwijl een ander het liefst zit te werken op een rustige plaats, zonder onderbrekingen. We hebben dus onze sterke kanten in het omgaan met de tijd die we hebben, maar soms hebben wij (of anderen) last van onze zwakke kanten. We zijn te snel voor anderen, te optimistisch in de planning, kunnen niet omgaan met tijdsdruk of houden ons teveel bezig met details. In het onderstaande overzicht vind je een aantal sterke en zwakke kanten van de verschillende typen DISC- ‘tijdmanagers’ (Dominant, Invloed, Stabiel, Consciëntieus).

Ieder type tijdmanager heeft zo zijn of haar eigen strategieën (nodig) om effectiever en efficiënter met tijd om te gaan. In het boek ‘Het ABC van de persoonlijkheid’ staan per gedragsstijl een aantal tips. Dit boek is te bestellen via Commpass Coaching in Lemmer
(€ 19,90 incl. 6% btw, excl. verzendkosten). Wil je er zelf actief mee aan de slag, informeer dan bij Commpass Coaching naar de mogelijkheden.

Principes voor tijdmanagement

In deze nieuwsbrief geef ik je graag een paar principes en tips die kunnen helpen bij jouw tijdmanagement:

1. Het Pareto-principe, oftewel het 80/20 principe

Het 80/20 principe is het geheim van meer bereiken met minder moeite: met een klein deel (20%) van onze inspanning bereiken we het merendeel (80%) van onze resultaten. We denken echter vaak dat al onze inspanningen even belangrijk zijn, dat elk woord in een boek even belangrijk is. Dit is dus niet het geval.

Kortom: bepaal welke activiteiten van jou het meeste resultaat hebben en richt je vooral op die activiteiten.

2. Het Parkinson-principe

Dit principe luidt als volgt: werk breidt zich uit tot de tijd die beschikbaar is (gesteld) voor zijn voltooiing. Oftewel: hoe meer tijd je maakt voor werk, hoe meer werk je eraan hebt.

Een voorbeeld: als ik een nieuwsbrief of blog maak, kan ik daar een hele dag mee bezig zijn. Tenzij ik mezelf een deadline geef, ik mag er bijvoorbeeld maximaal 3 uur aan besteden. Dan ben ik er maximaal 3 uur mee bezig.

Kortom: beperk de hoeveelheid tijd voor een taak en houd je aan de afgesproken tijd.

3. De Eisenhower-prioriteiten-matrix

"Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent."
Dwight D. Eisenhower, voormalig generaal en president van de VS.

Deze uitspraak vormt ook de basis voor de nog altijd veel gebruikte Eisenhower-prioriteiten-matrix. Waarom is deze methode zo populair? Het antwoord is simpel: zijn prioriteitenschema is eenvoudig en praktisch en levert tijdwinst, overzicht en rust op.

Schema voor tijdmanagementWat is nu eigenlijk het verschil tussen dringend en belangrijk?

  • Dringende taken vragen direct om onze aandacht. Een rinkelende telefoon is bijvoorbeeld dringend. De meeste mensen vinden het moeilijk om de telefoon te laten rinkelen. Dringende zaken zijn zichtbaar en zetten je onder druk. Ze dwingen je tot actie over te gaan.
  • Belangrijke zaken hebben te maken met resultaten. Iets is belangrijk als het bijdraagt aan je levenstaak, je waarden en je doelstellingen. In mijn werk is acquisitie een voorbeeld van een activiteit in kwadrant II: het is belangrijk, omdat het leidt tot de groei van mijn bedrijf. Maar omdat het niet dringend is, ben ik geneigd de acquisitie te laten zitten. Bij jou is het misschien wel dat telefoontje naar het bedrijf waar je graag wilt werken of je CV dat je nog steeds een keer wilt aanpassen...

Vaak geven we de meeste tijd aan taken in kwadrant I, omdat die de meeste aandacht van ons vragen en we daarbij de meeste druk van anderen ervaren. Aan kwadrant II komen we soms niet toe, vanwege de activiteiten in kwadrant I of allerlei storingen die we in de loop van de dag tegenkomen. Voor kwadrant II geldt dat je die moet inplannen en de tijd moet bewaken.

In de uitspraak “De vijand van het beste is het goede” is het goede: de activiteiten in kwadrant I en het beste: de activiteiten in kwadrant II.

Leestip

‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’ van Stephen R. Covey.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

* Copy This Password *

* Type Or Paste Password Here *

5.496 Spam Comments Blocked so far by Spam Free Wordpress

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>